職務経歴書を書く前に集める4つの材料

職務経歴書は、最初から完成形を書こうとすると進みにくい書類です。最初の30分は文章を書く時間ではなく、材料を集める時間にします。

書く前に4つの材料を集める

最初に集める4つの材料

1. 勤務先情報：会社名、在籍期間、部署、役割
2. 担当業務：日常業務、任された範囲、使用したツール
3. 能力の根拠：資格、研修、工夫、成果物、確認できる結果
4. 応募先情報：求人票の仕事内容、必要な経験、歓迎条件

入社日や異動時期は、雇用契約書や自分の予定表などで確認します。会社の秘密情報や顧客の個人情報は持ち出さず、自分の経歴を確認できる範囲に限ります。

白紙ではなく材料メモから始める

文章の美しさは後回しです。分からない数字を補わず、確認できない欄は空けておきます。

材料を職務経歴書へ組み立てる

職務要約は最後に書く

最初に職務要約を書こうとすると、自分の経歴のどこを要約すべきか決まりません。担当業務と応募先との接点を選んだあとに、経験年数、主な業務、今後活かしたいことを短くまとめます。

求人票との接点に印を付ける

求人票から「担当する仕事」「必要な経験」「使用するツール」を抜き出します。自分の材料メモに同じ経験や近い行動があれば印を付けます。経験が完全に同じでない場合は、似ている点と未経験の点を分けて説明します。

書く順番

1. 経歴の事実を集める
2. 求人票との接点を選ぶ
3. 職務経歴を時系列または職種別に並べる
4. 職務要約と自己PRを最後に書く
5. 日付、会社名、期間、誤字を確認する

ハローワークは、職務経歴書の作成手順や記載例をまとめた公式資料を公開しています。

60分で下書きを作る

60分で下書きを作る時間配分

まとまった時間が取れない場合は、作業を4つに分けます。最初の15分で在籍期間と所属、次の15分で担当業務、続く15分で工夫と成果物、最後の15分で求人票との接点を選びます。一度で完成させず、空欄には「要確認」と書きます。確認が必要な場所が見えるだけでも、白紙の状態から前へ進めます。

情報が見つからないときの戻り先

• 入退社日：雇用契約書、離職票、年金記録など、自分が正当に確認できる資料
• 部署や役割：辞令、評価面談の記録、自分の予定表
• 資格・研修：証明書、研修修了メール、資格団体の記録
• 成果物：守秘義務に触れない範囲で、作成物の種類と目的だけを記録

前職へ問い合わせる必要がある場合は、まず何を確認したいかを一つに絞ります。会社の内部資料や顧客情報の送付を求めないよう注意します。

抽象的な表現を事実へ戻す

上の例も事実ではなく書き方の型です。自分が本当に行った行動だけへ置き換えます。

求人票にない言葉を無理に入れない

検索されそうな用語を並べるだけでは、経験の説明になりません。求人票の用語と自分の社内用語が違う場合は、「社内では○○と呼んでいた業務で、一般的には△△に近い」のように対応関係を確かめます。使用期間や習熟度も、分かる範囲で分けます。

提出前に確認する

提出前の5点確認

1. 履歴書と職務経歴書で年月が一致しているか
2. 求人票に関係する経験が先に読めるか
3. 自分の担当とチームの成果を区別したか
4. 会社や顧客の秘密情報を書いていないか
5. 確認できない数値や資格を書いていないか

第三者に見てもらう場合も、個人情報や機密情報を伏せた版を用意します。添削結果をそのまま採用せず、自分の事実と違う表現が混ざっていないかを最後に確認します。

完成ではなく更新できる原稿にする

最初の応募で使った職務経歴書を固定せず、応募先ごとに選んだ経験と面接で聞かれた質問をメモします。説明しにくかった部分は、次回までに材料を追加します。元になる「全経験版」を一つ保存し、提出用は複製して編集すると、経験の抜けと上書きを防げます。

ファイル名と提出版を管理する

提出先ごとに複製したら、ファイル名へ会社名、提出日、版番号を入れます。PDFに変換した後は、文字化け、表の崩れ、ページ切れ、リンク、氏名を確認します。応募フォームへ添付する直前にもう一度開き、別会社向けの志望内容が残っていないかを見ます。クラウドへ保存する場合は共有範囲を確認し、公開リンクのまま放置しません。

提出した版は編集用原稿と分け、応募日も一覧へ残します。面接後に修正点へ気付いても提出済みファイルを上書きせず、次の版を作ります。相手がどの内容を読んだ状態かを後から確認できます。

まとめ

最初の30分で必要なのは完成原稿ではありません。勤務先情報、担当業務、能力の根拠、求人票の4つを集め、応募先との接点を選んでから文章にします。

参考：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」